การบริหารจัดการทรัพย์สิน IT คืออะไร?

การบริหารจัดการทรัพย์สินITหรือIT Asset Management (ITAM)คือ แนวทางปฏิบัติทางธุรกิจ ที่รวบรวมนำทรัพย์สิน ITภายในองค์กร มาจัดวงจรชีวิตการใช้งานว่าถูกนำไปใช้งาน บำรุงรักษา อัปเกรด และถูกนำไปกำจัดทิ้งเมื่อถึงเวลาหรือไม่ โดยคำนึงถึงความรับผิดชอบในการจัดการด้านการเงิน การจัดการคลังสินค้า ด้านสัญญา และการบริหารความเสี่ยง เพื่อนำมาตัดสินใจในเชิงปฏิบัติและเชิงกลยุทธ์ต่อไป

ทรัพย์สิน IT ได้แก่อะไรบ้าง ?

เนื่องจากสภาพแวดล้อมทางด้านITมีความซับซ้อนและหลากหลายมากขึ้นตามการวิวัฒนาการของเทคโนโลยี เราจึงสามารถระบุได้อย่างง่ายๆว่าIT Assetหรือ ทรัพย์สินITได้แก่

อุปกรณ์เครือข่าย,ศูนย์กลางข้อมูล และอื่นๆ ที่องค์กรของคุณได้ซื้อมาและดำเนินการอยู่

สิ่งที่พนักงานไอทีของคุณเขียนหรือสร้างขึ้นภายในองค์กรที่คุณเป็นเจ้าของ

หรือบางคนจะเรียกว่าCommon off the Shelf (COTS)ซึ่งเป็นสิ่งที่บุคคลอื่นสร้างขึ้นและคุณได้ซื้อใบอนุญาตนั้นมาเพื่อใช้งานเป็นระยะเวลาหนึ่ง โดยใบอนุญาตเป็นทรัพย์สินไม่ใช่ซอฟแวร์

เช่น คอมพิวเตอร์ จอภาพ เครื่องพิมพ์ โทรศัพท์ และอุปกรณ์ทางITอื่นๆ สำหรับผู้ใช้งานในองค์กร ซึ่งถือเป็นทรัพย์สินITทั้งสิ้น แต่ถ้าหากเป็นอุปกรณ์ITของตัวพนักงานเอง(Bring Your Own Device)จะไม่จัดอยู่ในทรัพย์สินITขององค์กร

ข้อมูลนั้นถือว่าเป็นทรัพย์สินITขององค์กรที่มีมูลค่าในการจัดการและดูแลรักษามากที่สุดตลอดวงจรชีวิตการใช้งาน

ทำไมการจัดการทรัพย์สิน IT ถึงสำคัญ?

เนื่องจากทรัพย์สินITขององค์กรมีจำนวนค่อนข้างมาก รวมถึงมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงในการได้มาและการดูแลรักษา ด้วยเหตุนี้การจัดการทรัพย์สินITจึงมีบทบาทสำคัญในการช่วยบริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อรองรับความต้องการของผู้ใช้และหน้าที่ทางธุรกิจ

• เพื่อปฏิบัติตามนโยบายความปลอดภัยขององค์กรและข้อกำหนดด้านกฎระเบียบต่างๆ
• ปรับปรุงผลผลิตโดยการปรับใช้เทคโนโลยีเพื่อนำมาสนับสนุนความต้องการของผู้ใช้และธุรกิจ
• ลดจำนวนใบอนุญาตที่ไม่ใช้แล้ว และช่วยลดค่าใช้จ่ายต่างๆที่ไม่จำเป็น โดยการกำจัดหรือจัดสรรทรัพยากรและใบอนุญาติใหม่
• จำกัดงบส่วนเกินในการจัดการทรัพย์สินIT

การจัดการทรัพย์สิน IT ตามรูปแบบของ IT Asset Lifecycle

วางแผนด้านกลยุทธ์และการตัดสินใจ ว่าทรัพย์สิน IT ส่วนใดบ้างที่จำเป็นต่อองค์กร รวมถึงการจัดหาวิธีการใช้และวิธีการคืนทุน

การจัดซื้อทรัพย์สิน IT ผ่านการสร้าง, ซื้อ , เช่า และการออกใบอนุญาต

แนะนำทรัพย์สิน IT รวมถึงการติดตั้ง การทำงานร่วมกับส่วนประกอบอื่นๆ การสร้างกระบวนการดำเนินงาน การสนับสนุนและการจัดเตรียมการเข้าถึงให้กับผู้ใช้

ขณะที่เราใช้ทรัพย์สิน IT การบำรุงรักษา ซ่อมแซม และอัปเกรด อาจเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับผู้ใช้ รวมถึงช่วยยืดอายุการใช้งาน ลดความเสี่ยง และลดค่าใช้จ่ายในส่วนอื่นๆ

เมื่อทรัพย์สิน IT นั้นๆสิ้นสุดอายุการใช้งานแล้ว จะต้องถูกทำลายหรือถูกแทนที่ด้วยทรัพย์สิน IT อื่นๆ รวมถึงการอัปเดตบันทึกทรัพย์สิน การยกเลิกข้อตกลงในการสนับสนุนต่างๆ การต่ออายุใบอนุญาต และการวางแผนทรัพย์สินทดแทน

ซึ่งทุกคนมีการจัดการกับความเปลี่ยนแปลงและมีมุมมองที่แตกต่างกันในการจัดการทรัพย์สินITถ้าหากยืนอยู่บนพื้นฐานความเข้าใจในความเหมือนและความต่างของการตัดสินใจเลือก ดังนั้นเมื่อทรัพย์สินITถึงเวลาสิ้นสุดการใช้งาน คุณจะมีวิธีที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณในการวางกรอบการจัดการทรัพย์สินITเพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้และองค์กรมากที่สุด

ประโยชน์ของการจัดการทรัพย์สิน IT

ประโยชน์ที่สำคัญของการจัดการทรัพย์สินทางITคือการทำความเข้าใจว่าคุณมีทรัพย์สินITอะไรและใช้ทำอะไรบ้าง การจัดการทรัพย์สินITที่ปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอและถูกต้องจะช่วยให้องค์กรสามารถประเมินการตัดสินใจซื้อ รวมถึงการเลือกผู้จำหน่ายทรัพย์สินIT

ซึ่งไม่เพียงแค่พิจารณาจากราคาที่ซื้อ แต่ต้องคำนึงถึงคุณภาพของทรัพย์สินITนั้นๆ รวมถึงการบริการหลังการขาย อีกทั้งการจัดการทรัพย์สินITยังช่วยในการตัดสินใจและหลีกเลี่ยงการซื้อทรัพย์สินITที่ไม่จำเป็นมากเกินไป

หากธุรกิจของคุณเกิดเหตุขัดข้องขึ้นมากลางคัน ข้อมูลทางทรัพย์สินITสามารถช่วยคุณประเมินผลกระทบที่จะเกิดขึ้น และช่วยตัดสินใจในการคืนค่าบริการให้กับผู้ใช้ได้

หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับองค์กรไอทีสมัยใหม่คือการติดตามใบอนุญาตซอฟต์แวร์และการสมัครใช้งานระบบคลาวด์ที่อาจไม่ใช่ทรัพยากรที่องค์กรจำเป็นต้องใช้ ซึ่งถ้าหากไม่ปฏิบัติตาม จะไม่เพียงแต่เป็นความเสี่ยงทางกฏหมายและการเงินขององค์กรเท่านั้น แต่อาจก่อให้เกิดปัญหาทางค่าใช้จ่ายที่สูงเกินจะแก้ไขอีกด้วย

ค่าใช้จ่ายของทรัพย์สินITนั้นมีมากกว่าแค่การจ่ายเพื่อที่จะได้มาเท่านั้น แต่เพื่อสร้างมูลค่าให้กับทรัพย์สินนั้นๆ คุณจะต้องจัดการ อัปเดต และบำรุงรักษาตลอดอายุการใช้งานของมันTCOคือการวัดค่าใช้จ่ายโดยรวมในการเป็นเจ้าของและดำเนินการทรัพย์สินITรวมถึงการจัดการTCOอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการซื้อทรัพย์สินITซ้ำซ้อนหรือค่าใช้จ่ายอื่นๆที่ไม่จำเป็น

อุปกรณ์ITและซอร์ฟแวร์ที่ไม่ได้มาตรฐานอาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายจำนวนมากต่อองค์กร ซึ่งอาจส่งผลถึงประสิทธิภาพของพนักงานITเนื่องมาจากการขาดความเชี่ยวชาญในการจัดการทรัพย์สินITที่ไม่ได้มาตรฐาน ดังนั้นการตั้งมาตรฐานกับทรัพย์สินITไม่เพียงแต่ทำให้พนักงานITมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่รวมถึงผู้ใช้ยังสามารถสร้างความคุ้นเคยกับระบบและข้อมูลที่พวกเค้าใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

การจัดการทรัพย์สิน IT กับ Asia Data Destruction

Asia Data Destruction (ADD)เป็นผู้นำด้านการจัดการทรัพย์สินITจนถึงการทำลายข้อมูลที่มีประสบการณ์มามากกว่า10ปี และมีลูกค้ามากว่า500รายที่เชื่อมั่นในความเชี่ยวชาญในการบริหารและจัดการทรัพย์สินITภายในองค์กรของเรา

ซึ่งการจัดการทรัพย์สินITของเรานั้น ได้ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของทรัพย์สินและข้อมูลของลูกค้าเป็นอย่างมาก รวมถึงการทำลายข้อมูลที่เป็นบริการหลักในธุรกิจของเรา ซึ่งถือเป็นกระบวนการสุดท้ายในการจัดการทรัพย์สินIT (Retire)โดยได้รับรองมาตรฐานความปลอดภัยจากหน่วยงานระดับโลก

เรามั่นใจได้ว่าข้อมูลและทรัพย์สินของลูกค้าของเราทุกคนจะได้รับการปกป้องดูแลในทุกขั้นตอนเปรียบเสมือนเป็นข้อมูลของเราเอง